Strona główna

W ramach programu erasmus


Pobieranie 25.33 Kb.
Data19.06.2016
Rozmiar25.33 Kb.
WYJAZDY DYDAKTYCZNE (STA)

PRACOWNIKÓW UNIWERSYTETU ŚLĄSKIEGO

REALIZOWANE W ROKU AKADEMICKIM 2011/2012

W RAMACH PROGRAMU ERASMUS
SKRÓCONY OPIS PROCEDURY
Wszystkie dokumenty oraz dokładny opis procedury wyjazdu i rozliczania pobytu,
a także zasady finansowania oraz stawki dla poszczególnych państw pobytu dostępne są na stronie: www.erasmus.us.edu.pl (wyjazdy pracowników – wyjazdy dydaktyczne (STA))



  1. Ustalenie terminu realizacji wizyty z instytucją przyjmującą. Pobyt powinien trwać minimum 5 dni roboczych, konieczne jest zrealizowanie w tym czasie minimum 5 godzin zajęć dydaktycznych.




  1. Ustalenie z instytucją przyjmującą programu i wypełnienie formularza Indywidualnego Programu Nauczania (Individual Teaching Programme STA). Program nauczania musi zostać zaakceptowany przez jednostkę macierzystą (podpis bezpośredniego przełożonego i dziekana), podpisany przez osobę wyjeżdżającą oraz zaakceptowany przez instytucję przyjmującą. Wypełniony i zatwierdzony przez jednostkę macierzystą program należy przesłać do instytucji przyjmującej z prośbą o akceptację. Możliwe jest przesłanie programu (zeskanowanego formularza) pocztą elektroniczną. W przypadku (dotyczy to tylko wyjątkowych sytuacji), gdy oryginał programu nie jest podpisany przez instytucję przyjmującą przed wyjazdem, należy zabrać go ze sobą i uzupełnić na tym oryginale podpis przedstawiciela instytucji przyjmującej już w trakcie pobytu. Oczywiście, możliwe jest to tylko w sytuacji, gdy treść tego dokumentu została już uprzednio ustalona również z instytucją przyjmującą. W takim przypadku przed wyjazdem należy koniecznie złożyć w Dziale Współpracy z Zagranicą (Rektorat, pokój 75) kopię Indywidualnego Programu Nauczania zaakceptowanego przez jednostkę macierzystą.




  1. Wypełnienie wniosku wyjazdowego W w systemie SAP. Wniosek ten wypełniany jest w systemie SAP osobę wyznaczoną w danej jednostce organizacyjnej (wydział, instytut, zakład itp.). Konieczne jest podanie danych osoby wyjeżdżającej, miejsca docelowego, dat wizyty (dzień wyjazdu i dzień powrotu), powodu i uzasadnienia wyjazdu (powód: dydaktyka/wykłady, uzasadnienie: wyjazd dydaktyczny STA w ramach programu LLP/Erasmus). Wydruk wniosku wyjazdowego W z koniecznymi podpisami: osoby wyjeżdżającej, bezpośredniego przełożonego oraz dziekana lub upoważnionego prodziekana musi trafić do Działu Współpracy z Zagranicą (Rektorat, ul. Bankowa 12, 3 piętro, pokój 79 lub 75) najpóźniej 3 tygodnie przed terminem wyjazdu. Przy wyjazdach w ramach programu LLP/Erasmus nie należy wypełniać części finansowej wniosku wyjazdowego W („Wniosek o świadczenia”)

Prosimy o podawanie dokładnych danych kontaktowych (telefon komórkowy, e-mail) osób wyjeżdżających.


UWAGA:

Potwierdzenie możliwości wykupu biletu przez Dział Współpracy z Zagranicą (patrz punkt 4) możliwe jest tylko i wyłącznie jeżeli oryginał wydruku wniosku wyjazdowego W z wszystkimi koniecznymi podpisami (osoba wnioskująca, bezpośredni przełożony, dziekan) znajduje się w Dziale Współpracy z Zagranicą



  1. Rezerwacja i zakup biletu oraz wizowanie paszportu – firma Why Not USA, www.whynotusa.pl, e-mail: bilety.rzeszow@whynotusa.pl, Tel: +48 32 4420 175 (185, 661) Tel 24H: +48 725 501 150 (uwaga: telefon 24H przeznaczony jest tylko do kontaktów w sytuacjach bardzo pilnych, „awaryjnych”). Godziny otwarcia: poniedziałek – piątek 8.00 – 18.00


Procedura rezerwacji i zakupu biletów oraz wizowania paszportów:
Osoba wyjeżdżająca kontaktuje się z biurem Why Not USA telefonicznie lub elektronicznie w celu rezerwacji połączenia, podając środek transportu, miejsce docelowe i termin oraz informację o ewentualnej potrzebie wizowania paszportu. W przypadku zakupu biletu kolejowego konieczne jest podanie numeru dokumentu (dowodu osobistego lub paszportu), z którym będzie się podróżowało.
Firma wyszukuje dostępne połączenia i przekazuje je osobie wyjeżdżającej w dogodny dla niej sposób. Wyjeżdżający wybiera połączenie.
Firma przesyła wyjeżdżającemu telefonicznie lub pocztą elektroniczną potwierdzenie rezerwacji oraz informuje o terminie wykupu biletu.
Firma potwierdza w Dziale Współpracy z Zagranicą (DWZ) możliwość wykupu biletu. Dział Współpracy z Zagranicą potwierdza wykup biletu na podstawie złożonego oryginału wydruku wniosku wyjazdowego W, zawierającego wszystkie niezbędne podpisy (osoba wyjeżdżająca, bezpośredni przełożony, dziekan lub upoważniony prodziekan).
Firma dostarcza wyjeżdżającemu bilet za pośrednictwem poczty elektronicznej w przypadku biletu elektronicznego lub w wersji papierowej pod wskazany adres jednostki Uniwersytetu w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie, Rybniku i Cieszynie.
W przypadku usługi wizowania paszportu, Firma dostarcza osobie wyjeżdżającej formularze wizowe oraz uzgadnia termin i miejsce odbioru dokumentów i paszportu. Po uzyskaniu wizy Firma dostarcza paszport osobie wyjeżdżającej za pośrednictwem kuriera.
Firma przekazuje faktury przelewowe za wykonane usługi do Działu Współpracy z Zagranicą.

UWAGA:

Zakup biletu (dokonanie płatności za bilet) przez Dział Współpracy z Zagranicą możliwy jest tylko i wyłącznie jeżeli oryginał wydruku wniosku wyjazdowego W


z wszystkimi koniecznymi podpisami
(osoba wnioskująca, bezpośredni przełożony, dziekan) znajduje się w Dziale Współpracy z Zagranicą
UWAGA:

W przypadku, gdy zbyt późne złożenie wniosku wyjazdowego W i (lub) zbyt późne zarezerwowanie i wykupienie biletu spowoduje wzrost ceny biletu, różnica w cenie nie będzie finansowana ze środków programu Erasmus. Złożenie wniosku oznacza złożenie wydruku wnisku W z wszystkimi, wymaganymi podpisami (osoba wyjeżdżająca, bezpośredni przełożony, dziekan lub prodziekan). Rezerwacji biletu dokonuje osoba wyjeżdżająca, kontaktując się z firmą Why Not USA (patrz punkt 4). Termin złożenia wydruku wniosku W i rezerwacji biletu: nie później niż na 3 tygodnie przed datą wyjazdu.




  1. W przypadku podróży samochodem konieczne jest dołączenie do wniosku wyjazdowego W wniosku o zgodę na użycie samochodu prywatnego do celów służbowych (dostępny w Dziale Współpracy z Zagranicą)




  1. W przypadku problemów z organizacją podróży, dodatkowych pytań, szczególnych okoliczności lub problemów z wypełnieniem wniosku wyjazdowego W proszę o kontakt z panią Elżbietą Binduchowską lub panią Anną Gębską (Dział Współpracy z Zagranicą, Rektorat, pokój 79, tel: 32 3591868)




  1. Przed wyjazdem (nie później niż 2 tygodnie przed terminem wyjazdu) musi być podpisana (w Dziale Współpracy z Zagranicą, Rektorat, pokój 75) umowa finansowa na wyjazd dydaktyczny w ramach LLP/Erasmus




  1. Finansowanie:

Ze środków LLP/Erasmus finansowana jest podróż (wymagana ekonomiczna organizacja podróży, w przypadku podróży samochodem zwrot kosztów następuje do wysokości kosztów podróży ekonomicznym środkiem transportu) oraz grant na pobyt, którego wysokość ustalana jest w następujący sposób: iloczyn liczby dni pobytu (wliczając dzień wyjazdu i powrotu, nie więcej jednak niż 7) i stawki diety dziennej dla kraju pobytu oraz iloczyn liczby noclegów (nie więcej niż 6) i stawki ryczałtu noclegowego dla danego kraju.
Grant wypłacany jest gotówką w kasie uczelni (w euro) lub przelewem na konto wskazane w umowie finansowej (konto złotówkowe – w przeliczeniu po kursie dnia, konto
w walucie euro – wypłata w euro)
Wykupienie ubezpieczenia przez Dział Współpracy z Zagranicą możliwe jest tylko
w przypadku wskazania innego niż LLP/Erasmus źródła finansowania.
UWAGA:

W przypadku, gdy zbyt późne złożenie wniosku W i (lub) zbyt późne zarezerwowanie i wykupienie biletu spowoduje wzrost ceny biletu, różnica w cenie nie będzie finansowana ze środków programu Erasmus. Złożenie wniosku wyjazdowego W oznacza złożenie wydruku tego dokumentu z systemu SAP z wszystkimi wymaganymi podpisami (osoba wyjeżdżająca, bezpośredni przełożony, dziekan lub prodziekan). Rezerwacji biletu dokonuje osoba wyjeżdżająca, kontaktując się z firmą Why Not USA (patrz punkt 4). Termin złożenia wydruku wniosku wyjazdowego W i rezerwacji biletu: nie później niż na 3 tygodnie przed datą wyjazdu.




  1. Możliwe jest wskazanie dodatkowych (poza LLP/Erasmus) źródeł finansowania (środki własne wydziału lub instytutu). W takim przypadku konieczne jest wskazanie źródła
    i wysokości środków na wniosku W.


UWAGA:

Zgodnie z zasadami programu LLP/Erasmus konieczne jest ubezpieczenie się osoby wyjeżdżającej (ubezpieczenie zdrowotne – czyli koszty leczenia oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków; w przypadku pobytu w państwach członkowskich UE funkcję ubezpieczenia zdrowotnego pełni Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ wystawiana przez Narodowy Fundusz Zdrowia). W przypadku wyjazdów w ramach programu LLP/Erasmus Dział Współpracy


z Zagranicą wykupuje ubezpieczenie dla osoby wyjeżdżającej na jej wniosek i pod warunkiem wskazania innego niż środki LLP/Erasmus źródła finansowania.
Podpisanie umowy finansowej przez osobę wyjeżdżającą (Beneficjenta) jest równoznaczne z następującym oświadczeniem (punkt 12 umowy):

Beneficjent oświadcza, że został poinformowany o konieczności uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE i konieczności ubezpieczenia się (koszty leczenia i następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej.


  1. Pobyt powinien trwać minimum 5 dni roboczych, konieczne jest zrealizowanie w tym czasie minimum 5 godzin zajęć dydaktycznych.




  1. ROZLICZENIE WYJAZDU: na podstawie biletów (UWAGA: konieczne jest zachowanie również kart pokładowych) lub – w przypadku podróży samochodem – oświadczenia osoby wyjeżdżającej, oraz potwierdzenia pobytu (confirmation) podpisanego i opieczętowanego przez instytucję przyjmującą. Po powrocie konieczne jest wypełnienie ankiety oceniającej pobyt.

Aby wypełnić ankietę należy wejść na stronę: http://www.erasmus.org.pl/index.php/ida/201

Następnie kliknąć na tej stronie: Ankieta on-line dla pracowników uczelni-stypendystów Erasmusa (wyjazd w celu prowadzenia zajęć, wyjazd w celu szkoleniowym) z linkiem http://ankiety.frse.org.pl/users/login
Wybrać odpowiedni typ ankiety (wyjazd szkoleniowy lub wyjazd w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych)
Wprowadzić login/username: pracownik oraz hasło/password: erasmus (wszystko małymi literami). Kod Erasmusa Uniwersytetu Śląskiego: PL KATOWIC01 (wszystko dużymi literami).
Następnie można przystąpić do wypełnienia ankiety.
UWAGA:

W przypadku wykorzystania środków finansowych nie pochodzących z programu LLP/Erasmus (np. środki własne wydziału lub instytutu) konieczne jest pełne rozliczenie wyjazdu po jego powrocie. Rozliczenia należy dokonać możliwie najszybciej, nie później niż 3 tygodnie od daty powrotu, w Dziale Współpracy z Zagranicą (Rektorat, pokój 79). Pełne rozliczenie wymaga przedstawienia dowodów księgowych poniesionych wydatków (faktura za noclegi)


UWAGA:

Przy wyjazdach do państw nie należących do Unii Europejskiej nie obowiązuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), konieczne jest wykupienie – poza ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków – również ubezpieczenia zdrowotnego (koszty leczenia). Konieczne jest także załatwienie formalności wizowych (wraz z zakupem biletu w firmie Why Not USA). Informacje dotyczące wiz i wymagań kraju będącego celem podróży dostepne są na stronach Ministerstwa Spraw Zagranicznych (www.msz.gov.pl => INFORMACJE KONSULARNE => Poradnik "Polak za granicą"


Wszystkie dokumenty oraz dokładny opis procedury wyjazdu i rozliczania pobytu,
a także zasady finansowania oraz stawki dla poszczególnych państw pobytu dostępne są na stronie: www.erasmus.us.edu.pl (wyjazdy pracowników – wyjazdy dydaktyczne (STA))


©snauka.pl 2016
wyślij wiadomość