Strona główna

Rzeczypospolitej polskiej


Pobieranie 410.76 Kb.
Strona1/3
Data17.06.2016
Rozmiar410.76 Kb.
  1   2   3
INSTRUKCJA KANCELARYJNO - ARCHIWALNA

DLA

ZWIĄZKU OCHOTNICZYCH STRAŻY POŻARNYCH

RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
Spis treści

Rozdział I – Postanowienia ogólne

Rozdział II – Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz czynności kancelaryjne

na stanowisku ds. obsługi kancelaryjnej

Rozdział III – Wewnętrzny obieg akt

Rozdział IV – System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw

Rozdział V – Archiwizacja akt i przekazywanie ich do archiwum zakładowego

Rozdział VI – Załatwianie spraw

Rozdział VII – Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział I – Postanowienia ogólne
§ 1.


  1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej (ZOSP RP).

  2. Określone w Instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów w ZOSP RP.

  3. Instrukcja jest stosowana:

    1. w Biurze Zarządu Głównego ZOSP RP,

    2. w Biurach Zarządów Oddziałów Wojewódzkich ZOSP RP, jego Biurach Terenowych i innych komórkach podległych,

    3. w Zarządach Oddziałów szczebla powiatowego i gminnego (równorzędnego).

  4. Użyte w Instrukcji niżej wymienione określenia oznaczają:

  1. akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany itp.) zawierające dane i informacje, które są istotne dla danej sprawy,

  2. kancelaria – wewnętrzna komórka organizacyjna lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,

  3. rejestr kancelaryjny – zestawienie korespondencji w dzienniku korespondencji, jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.

§ 2.


Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

  1. przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i przesyłek,

  2. wysyłanie korespondencji i przesyłek,

  3. przyjmowanie i nadawanie faksów i poczty elektronicznej,

  4. udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych.


Rozdział II – Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz czynności kancelaryjne na stanowisku ds. obsługi kancelaryjnej
§ 3.

  1. Korespondencję przyjmuje kancelaria drogą papierową i elektroniczną rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym. Wzór rejestru określa załącznik nr 1

  2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

§ 4.


Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem:

  1. adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

  2. wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,

  3. dokumentów – ofert składanych w postępowaniu z zakresu zamówień publicznych. Oprócz daty wpływu zamieszcza się na nich godzinę i minutę przyjęcia.

§ 5.

1. Po otwarciu koperty sprawdza się:



  1. czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

  2. czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

2. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma

przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.


§ 6.

Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się do pism:



  1. wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia,

  2. dla których istotna jest data nadania (skargi, odwołania, protesty, pisma, na które należy odpowiedzieć w terminie uzależnionym od daty wpływu pisma),

  3. w których brak nadawcy lub daty pisma,

  4. mylnie skierowanych,

  5. załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

  6. w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

§ 7.


Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo poprzez postawienie pieczęci wpływu.
§ 8.

Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) kancelaria zwraca bezzwłocznie do urzędu pocztowego.


§ 9.

Na każdej wpływającej w formie papierowej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (a w przypadku korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

§ 10.

Po wykonaniu czynności, o których mowa w § 3 – 9, kancelaria segreguje korespondencję wpływającą i przekazuje do kierownika jednostki lub do komórek organizacyjnych.


§ 11.

Kancelaria jest punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.


Rozdział III – Wewnętrzny obieg akt
§ 12.

Obieg akt pomiędzy komórkami organizacyjnymi jednostek wymienionych w § 1. ust. 3 odbywa się za pośrednictwem kancelarii – bez pokwitowania lub poczty elektronicznej.


Rozdział IV – System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw
§ 13.

System kancelaryjny oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt.


§ 14.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą klasyfikację akt powstających w toku funkcjonowania ZOSP RP oraz zawiera ich klasyfikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności ZOSP RP oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla ZOSP RP stanowi załącznik nr 2.


§ 15.

  1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do rejestru kancelaryjnego.

  2. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić.

§ 16.

Nie podlegają rejestracji:



  1. publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, prospekty itp.),

  2. potwierdzenia odbioru,

  3. rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

  4. zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

§ 17.


Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
§ 18.

1. Znak sprawy zawiera:



  1. symbol literowy komórki organizacyjnej lub stanowiska pracy danej jednostki, o której mowa w § 1. ust. 3, określony w regulaminie organizacyjnym,

  2. symbol liczbowy z jednolitego rzeczowego wykazu akt,

  3. liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w rejestrze kancelaryjnym,

  4. dwie ostatnie cyfry roku, w którym rozpoczęto sprawę.

2. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kolejno: kropką, kreską poziomą oraz kreską poprzeczną.

§ 19


. OPISANIE TECZKI

Komórki organizacyjne powinny również .opisać teczki zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej. /Wzór opisu teczki podano w załączniku nr 4/.


§ 20

Na wszystkich teczkach musi być zaznaczona kategoria akt.


§ 21

Powinno się przestrzegać zasady, aby w jednej teczce znajdowały się tylko akta kategorii "A" lub tylko akta kategorii "B" z jednakowym czasokresem przechowywania. Nie należy więc łączyć w jednej teczce akt rożnych kategorii lub też kategorii "B o różnym czasokresie przechowywania. Nastręczałoby to bowiem poważne trudności przy brakowaniu akt kategorii "B" lub przekazywaniu akt kategorii "A" do archiwum państwowego. Jeżeli natomiast zachodzi konieczność łączenia w jednej teczce akt kategorii *A" z aktami kategorii "B", całą zawartość teczki zalicza się do kategorii "A". W przypadku zaś łączenia w jednej teczce akt kategorii "B" o różnych terminach przechowywania, całą teczkę zalicza się do terminu najdłuższego.


§ 22

Tytuł teczki akt musi być zgodny z odpowiednią pozycją wykazu akt i ze stanem faktycznym jej zawartości, co pracownik archiwum powinien skontrolować przed przyjęciem akt do archiwum zakładowego.

Tytuł powinien w pełni oddawać treść akt znajdujących się w teczce Nie można natomiast podawać tytułów zbyt ogólnych, jak np. "różne", "akta różne", "dokumenty kasowe i inne", "sprawy załatwione "itp.


§ 23

Data skrajna akt objętych teczką jest zwykle datą roczną. Wpisuje się więc wtedy odpowiedni rok. Często podaje się również daty bardziej szczegółowe, co ma miejsce wówczas, gdy w jednym roku zakłada się więcej teczek /tomów/ dla akt o tym samym tytule. Są również teczki zawierające akta z kilku lat; w tym przypadku należy lata te na teczkach wypisać.
§ 24

Teczki uporządkowane, opisane i ułożone w kolejności pozycji wykazu akt pracownik komórki organizacyjnej spisuje na drukach wg załącznika 3, to jest na spisie zdawczo-odbiorczym.


§ 25

Spis zdawczo-odbiorczy akt / załącznik nr 3/ trzeba sporządzić w trzech egzemplarzach, osobno dla akt kategorii "A" i dla akt kategorii "B". Komórki organizacyjne przekazujące akta do archiwum zakładowego wypełniają następujące rubryki spisu zdawczo-odbiorczego:

1 - liczba porządkowa /numer teczki/

2 - znak teczki lub tomu

3 - tytuł teczki lub tomu

4 - daty skrajne

5 - kategoria akt

6 - liczba teczek

7 – znaki i miejsce przechowywania w archiwum

8 – data przekazania akt

§ 26

Liczbę porządkową spisu /numer teczki/ wpisuje się jednocześnie na teczkach w lewym dolnym rogu tak, aby każda z pozycji spisu odpowiadała konkretnej teczce akt. Dwie ostatnie rubryki spisu /7 - miejsce przechowywania akt w archiwum i 8 - data zniszczenia lub przekazania akt do archiwum państwowego/ wypełnia pracownik archiwum zakładowego.


Rozdział V – Archiwizacja akt i przekazywanie ich do archiwum zakładowego
§ 27

A. PRZEJMOWANIE AKT Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
Archiwum zakładowe, przyjmując akta od komórek organizacyjnych, musi sprawdzić, czy spisy zdawczo-odbiorcze są właściwie sporządzo­ne, czy akta zostały przygotowane do przekazania zgodnie z obowiązu­jącymi przepisami i są zgodne ze spisem zdawczo-odbiorczym oraz czy przekazany jest komplet akt z danego okresu. Można to sprawdzić m. in. na podstawie porównania spisu zdawczo-odbiorczego z odpowiednimi po­zycjami zakładowego wykazu akt. Wskazane byłoby, aby prowadzący registraturę informował archiwum zakładowe o założonych teczkach akt. Wielką pomocą dla archiwisty jest dobra znajomość bieżącej registratury w poszczególnych komórkach organizacyjnych i stały z nimi kontakt.

  1. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.

  2. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

  3. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po jej pełnym wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego.

§ 28

Registratura jest to miejsce rejestracji pism l czasowego przechowywania akt spraw zakończonych, lecz potrzebnych jeszcze do pracy bieżącej komórek organizacyjnych.

Pracownik archiwum jeżeli nie stwierdzi żadnych uchybień, o których była mowa wyżej, przejmuje akta i potwierdza Ich odbiór swoim podpisem umieszczonym na końcu spisu.
§ 29

Spisy zdawczo-odbiorcze archiwista wpisuje do rejestru /wykazu/ spisów zdawczo-odbiorczych /wzór na załączniku nr 6/w kolejnoś­ci wpływu i nadaje im numer bieżący wykazu. Jeden egzemplarz spisu zwraca komórce organizacyjnej Jako potwierdzenie przekazanych do archiwum akt, drugi - dołącza do zbiorczej teczki ze spisami zdawczo-odbiorczymi, według kolejnych numerów wykazu spisów, trzeci - składa do teczki spisów zdawczo-odbiorczych, prowadzonej oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych.


§ 30

Jeżeli pracownik archiwum stwierdzi, ze akta nie zostały należy­cie przygotowane do przekazania, wstrzymuje chwilowo ich przyjęcie i domaga się uzupełnienia braków.


§ 31

W przypadku odmowy ze strony przekazującej akta komórki organizacyjnej informuje o zaistniałym fakcie swego bezpośredniego przełożonego.


§ 32

Przejęte teczki z aktami archiwum zakładowe oznacza swoją sygnaturą /sygnatura archiwum zakładowego/, która składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanego przez kolejny numer pozycji /nu­mer teczki/ danego spisu zdawczo-odbiorczego. Gdy np. odpowiedni spis zdawczo-odbiorczy otrzymał nr 10, a teczka akt figuruje w tym spisie zdawczo-odbiorczym pod pozycją 28, wówczas teczka otrzyma sygnaturę archiwum zakładowego: 10/28. Następnie pracownik archiwum uzupełnia spisy zdawczo-odbiorcze przez wypełnienie rubryki 7, zaz­naczając w niej miejsce złożenia akt na półkach regałów. W tym celu regały i półki regałów muszą być oczywiście uprzednio ponumerowane.



B, GROMADZENIE I UKŁAD AKT W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM
§ 33

Podział strukturalny każdego zakładu pracy na komórki organizacyj­ne powoduje, że dokumentacja aktowa powstaje i jest gromadzona właśnie. według tego podziału strukturalnego. Również fakt, że komórki orga­nizacyjne przekazują do archiwum zakładowego strukturalnie narosłą dokumentację aktową, przesądza przyszły jej układ na półkach regałów w magazynach archiwum.

W archiwum zakładowym układa się więc akta w zasadzie wg komórek organizacyjnych, a zatem każda komórka otrzymuje swe oddzielne miejsce na półkach regałów. Układ ten daje przejrzystość struktury organizacyjnej zakładu pracy również w archiwum zakładowym, ale często staje się niewygodny przy występujących zmianach organizacyjnych zakładu pracy. Wymaga także więcej miejsca na regałach, gdyż każda komórka organizacyjna musi otrzymać odpowiednią ilość wolnego miej­sca na dalsze dopływy akt, a ilości ich trudno nieraz dokładnie przewidzieć. Poza tym archiwa zakładowe posiadają na ogół bardzo ciasne pomieszczenia, co też wpływa ujemnie na układ akt wg komórek organizacyjnych. W takich przypadkach akta można układać na półkach regałów sukcesywnie, w miarę ich napływu do archiwum, bez zachowania odrębności poszczególnych komórek organizacyjnych. Układ ten oszczędza znacznie miejsca w archiwum. Można zastosować również trzeci sposób układania akt w magazynie, wydzielając odrębne regały dla oddzielnego przechowywania akt kategorii "A" i "B". W takich przypadkach wskazane jest prowadzenie oddzielnej ewidencji dla obu katego­rii akt. Doświadczenie uczy, że najlepszy jest układ wg komórek organizacyjnych zakładu pracy z zachowaniem oddzielnych miejsc dla kategorii "A" i kategorii "B".

Układanie akt na półkach regałów uzależnione jest w znacznej mierze od stanu i formatu akt oraz ilości miejsca. Niejednolite formaty teczek, segregatorów, różnych ksiąg /zwłaszcza buchalteryjnych i kasowych/, skrzynek kartotekowych, rulonów itp. bardzo często przysparzają wiele trudności. Przy układaniu na półkach materiału aktowego trzeba zawsze pamiętać, aby akta nie były zbyt ściśnięte, a raczej leżały luźno, przy równoczesnym całkowitym wykorzystaniu miejsca.


§ 34

Akta układa się według różnych systemów. Zasadą jest jednak umieszczenie akt od strony lewej ku prawej i to obojętnie, czy bę­dziemy zaczynali od góry czy od dołu regału. W zależności od konstrukcji regałów oraz kształtu i formatu akt można zastosować jeden z następujących systemów układu akt.



  1. pionowy - sposobem bibliotecznym, tak jak ustawia się książki w szafie bibliotecznej akta w teczkach lub oprawach sztywnych;

  2. pionowo-płaski - Jedna teczka obok drugiej na przemian grzbietem do góry l ku dołowi;

  3. poziomy - teczka na teczce, księga na księdze, oddzielnie lub w przewiązanej paczce czy wiązce po kilka teczek lub ksiąg.

Podczas układania akt należy zwracać uwagę na zachowanie porządku teczek zgodnego z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego.
C. PORZĄDKOWANIE AKT

§ 35


W archiwum zakładowym noże wystąpić problem porządkowania akt. Będzie ono miało miejsce w tym przypadku, gdy archiwum do pewnego czasu nie było prowadzone zgodnie z przepisami i przyjmowało z registratur akta w stanie nie uporządkowanym.

Z zagadnieniem porządkowania akt wiąże się ściśle pojęcie zespołu akt. Zespół akt jest to organiczna całość, na którą składają się zarchiwizowane akta powstałe w wyniku działalności urzędu, instytucji lub osoby. Każdy więc zespół akt stanowi nienaruszalną i odrębną całość obejmującą czasokres istnienia danego zakładu pracy. I tak Zarząd Główny i każdy Zarząd Wojewódzki oraz Zarząd Gminny ma swój zespół akt, na który składają się wszystkie materiały o wartości trwałej /nie tylko akta w ścisłym tego słowa znaczeniu, ale także nagrania dźwiękowe, filmy, mapy, dokumentacja techniczna/, które będą przechowywane, opracowane i udostępniane w archiwum państwowym.
§ 36

Akta z zakładów pracy /poprzez archiwa zakładowe/ przechodzą do archiwów państwowych w postaci zespołów: PROSTYCH lub ZŁOŻONYCH, ZAMKNIĘTYCH lub OTWARTYCH.



Zespół prosty jest to taki, który nie posiada akt odziedziczonych i wytworzony został przez jedną instytucję /osobę/, która nie podlegała zmianom organizacyjnym.

Przeciwieństwem zespołu prostego jest zespół złożony, który posiada budowę powikłaną przez zmiany organizacyjne. Dzisiejsza archiwistyka dąży do tego, aby w archiwum znalazły się zespoły proste.



Zespół otwarty to taki, który jest uzupełniany kolejnymi dopływami akt z registratur komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego i z archiwum zakładowego do archiwum państwowego. Ma to miejsce wtedy, gdy zakład pracy nadal działa i tym samym tworzy dalsze akta.

Zespołem zamkniętym nazywamy natomiast taki, którego zakład pracy przestał już istnieć i dlatego nie ma dalszego dopływu akt do zespołu.
Wyjaśnienie niektórych pojęć z archiwistyki znacznie ułatwia pracę pracownika archiwum zakładowego, głównie kontakt z pracownikami archiwum państwowego.

Archiwa państwowe posiadały dawniej głównie zespoły zamknięte. Obecnie archiwa te gromadzą takie zespoły otwarte, przyjmując stopniowo akta kategorii "A" z działających nadal zakładów pracy.


§ 37

Do czynności porządkowania akt Związku należy:



  1. Rozpoznawanie przynależności akt do zespołu, co w Związku nie sprawia trudności, ponieważ znajdują się w nim tylko akta własne,

  2. Segregacja akt w zespole, tj. podziały akt według struktury organizacyjnej Związku obowiązującej w okresie, z którego pocho­dzą porządkowane akta.

W czasie segregacji należy pamiętać o wydzielaniu akt stanowiących już oczywistą makulaturę /kat. "BC" z wyjątkiem akt podstawo­wych i "B" o krótkim terminie przechowywania/, a więc np. dowody księgowe /bez list płac/, asygnaty, kwitariusze, listy obecności itp. Akta wydzielone trzeba związać, w paczki numerowane kolejno, a ich zawartość wymienić w prowizorycznym spisie, który będzie podstawą do sporządzenia właściwego spisu akt wybrakowanych. Numery, jakie nadaje się poszczególny! paczkom muszą mieć powiązanie ze spisem, aby w każdej chwili można było do danej paczki łatwo trafić.

  1. Systematyzacja akt - tj. ustalenie ich miejsca w konkretnych grupach, a w obrębie poszczególnych grup - według zagadnień i akt spraw. Praca ta jest więc odtworzeniem pierwotnego układu akt, a oprzeć ją należy na wykazie akt i dobrej znajomości sys­temu kancelaryjnego Związku w okresie, kiedy powstały porządko­wane akta.

Systematyzowanie akt wymaga konsekwencji w wybranej metodzie. Jeśli akta będziemy porządkować według układu respektującego po­dział strukturalny /to chyba najlepsza dla nas metoda/, wówczas każda jednostka archiwalna powinna się znaleźć w aktach odpowiedni komórki organizacyjnej, w danej komórce w miejscu, które wyznacza jej znak kancelaryjny /sygnatura kancelaryjna, symbol akt/. W obrębie poszczególnych grup po poprawnym uporządkowaniu akt można im nadać prowizoryczny numer bieżący. Końcowym zadaniem systematyzacji jest sprawdzenie porządku i układu w obrębie każdej jednostki /teczki, skoroszytu itd/. Trzeba pamiętać o tym, że akta poszczególnych spraw układa się chrono­logicznie według kolejności narastania spraw w teczce. Przy okazji porządkowania akt w obrębie teczki należy również przeprowadzić wewnętrzne brakowanie jej zawartości, oznaczając wybrakowane akta tą samą sygnaturą archiwalną dla ułatwienia przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej. Brakowanie akt w obrębie teczek polega na usunięciu różnych dubletów, brudnopisów oraz akt kategorii "B".

  1. Brakowanie akt

W miejscu tym mowa jedynie o brakowaniu w przypadku porządkowania akt w archiwum. Szczegółowe brakowanie akt można przeprowa­dzić dopiero po całkowitym uporządkowaniu zespołu, kiedy archiwista zorientuje się, jaki jest stan zachowania i może ocenić, które akta nadają się do wybrakowania bez szkody dla badań naukowych. Chodzi tu o materiały istotne, obrazujące działalność Związku. Nie wymaga natomiast ostrożności brakowanie akt kategorii "B" o charakterze manipulacyjnym, z krótkim czasokresem przechowywania. Akta te można śmiało brakować, gdyż nie zastąpią one nigdy akt kategorii "A" nawet w przypadku, gdyby te ostatnie zaginęły.

Zachowanie powtarzających się egzemplarzy w aktach kategorii "A" jest zbyteczne. Miejscem w którym powinien pozostać jeden egzemplarz dokumentu, jest ta komórka, która go wytworzyła/opracowała/. Te same egzemplarze znajdujące się w innych komórkach mogą być zniszczone o ile nie stanowią podstawy w załatwianiu sprawy lub załącznika do niej. Odnosi się to przede wszystkim do takich materiałów powtarzalnych jak: zarządzenia, Instrukcje, opracowania powielane itp.

Materiał zastępczy skompletować trzeba z akt kategorii "B" wtedy, gdy nie zachowały się odpowiednie akta kategorii "A" lub gdy akta te są zdekompletowane i nie obrazują w pełni działalności Związku. Pozostawić należy więc np. sprawozdania finansowe za IV kwartał /kat. "B"/, gdy nie zachowały się odpowiednie bilanse roczne Związku.

Do wybrakowanych z zespołu akt kategorii "B" należy sporządzić spis według ogólnie obowiązujących zasad /patrz dalej pkt. D/. Spis wybrakowanych akt łącznie z protokołem brakowania akt jak również spis akt kategorii "A" wysyła się do zatwierdzenia do archiwum państwowego.



  1. Sporządzanie ewidencji akt

Prawidłowo uporządkowane i wybrakowane akta należy zewidencjonować. Czynność ta utrwala układ, jaki nadano aktom przy porządkowaniu oraz ułatwia korzystanie z akt.

Ewidencją sporządza się na drukach spisu zdawczo-odbiorczego /wzór na załączniku nr 3/. Jeśli zaś uporządkowany, zamknięty zespół akt przekazuje się do archiwum państwowego, wówczas trzeba sporządzić spis akt przekazywanych /wzór na załącz­niku nr 8/.

Uporządkowane i zinwentaryzowane akta kategorii "A" powinny być zszyte oraz odpowiednio opisane, a strony ponumerowane, ale czynność tę wykonuje się dopiero po ekspertyzie archiwalnej akt i w porozumieniu z archiwum państwowym.

Sposób opisywania teczek akt został omówiony wcześniej.


D. BRAKOWANIE AKT

§ 38


Archiwista zakładowy może przystąpić do brakowania akt tylko wtedy, gdy akta są uporządkowane. Musi również orientować się czy komórki organizacyjne przestrzegają Instrukcji kancelaryjnej oraz czy w poszczególnych teczkach znajdują się rzeczywiście akt; zgodne z podanym tytułem teczki, czy tytuł nie jest zbyt ogólny, który nie określa treści zawartych w niej akt. Powinien także zbadać, czy w teczkach znajdują się akta o jednej kategorii archiwalnej.
§ 39

Czynności związane z brakowaniem akt w archiwum zakładowym obejmują następujące etapy pracy:




  1. .Przejrzenie spisów zdawczo-odbiorczych i akt w celu wybrakowania tych akt, których terminy przechowywania już minęły.

  2. .Wydzielenie z akt poszczególnych komórek organizacyjnych materiałów przewidzianych do wybrakowania i umieszczenia ich w odrębnej grupie u porządku, w jakim występują w odpowiednim spisie zdawczo-odbiorczym.

Wydzielenie na makulaturę odbywa się komisyjnie, a więc w tym celu trzeba przywołać zakładową komisję brakowania akt. Wybrakowane akta muszą być bowiem komisyjnie skontrolowane w zakładzie pracy, aby w ten sposób zapewnić interesy tych komórek organizacyjnych, których akta archiwista zakładowy wydzielił do zniszczenia. W skład zakładowej komisji brakowania akt wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, której podlega archiwum zakładowe /kierownik 'Działu Organizacyjno-Prezydialnego/ jako przewodniczący komisji, przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta poddano brakowaniu i archiwista zakładowy - jako członek komisji. Zakładowa komisja brakowania akt może w uzasadnionych przypadkach dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii "B" na kategorię "A" lub też przedłużyć czasokres przechowywania akt kategorii "B". Nie może natomiast dokonać zmiany kwalifikacji akt zaliczonych wykazem do kat. "A".

  1. Protokolarne uzyskanie opinii zakładowej komisji brakowania akt.

  2. Sporządzanie protokołu o wybrakowanie akt i spisu akt wybrakowanych oraz wysłanie ich do archiwum państwowego celem uzyskania zezwolenia na wybrakowanie.

Protokół brakowania sporządza się na druku według załącznika nr 7, natomiast wydzielone na makulaturę akta ujmuje się w spisy akt wybrakowanych na druku według załącznika nr 8, które spisy sporządza się w trzech egzemplarzach, dokładnie i jasno. Szczególnie dokładnie trzeba wypełnić trzecią rubrykę spisu, przeznaczoną na tytuł akt. Tytuł teczki powinien tak brzmieć w spisie jak brzmi w zakładowym wykazie akt. Również poszczególne teczki powinny być wymienione w spisie w takiej kolejności, w jakiej występują w wykazie akt. W spisie akt wybrakowanych można podawać kilka teczek o tym samym tytule w jednej pozycji spisu, określając jedynie odpowiednio daty skrajne tych teczek w rubryce 4 i liczbę tomów /teczek/ w rubryce.

Kolejne numery spisu akt przeznaczonych na przemiał należałoby także umieścić na wybrakowanych aktach, a to w celu łatwego do nich dotarcia w przypadku, gdy archiwum państwowe będzie chciało dokonać ekspertyzy.

W spisie akt wybrakowanych nie nożna używać takich tytułów, które nie informują wyczerpująco o treści akt, jak np. akta różne, akta ogólne, korespondencja różna, sprawy załatwione, działalność zakładu pracy, sprawozdania i plany /nie wiadomo, czy miesięczne, kontrolne lub roczne/ i inne.

Poprawnie sporządzone spisy wybrakowanych akt łącznie z protokołem brakowania wysyła się do terytorialnie właściwego archiwum państwowego celem uzyskania zezwolenia na zniszczenie.

Archiwum państwowe przeprowadzi dokładną analizę zgłoszonego wniosku. Archiwum państwowe interesuje się przede wszystkim tym, czy wśród wybrakowanych akt nie znajdują się akta o wartości trwałej dla nauki, czyli akt kategorii "A" jak również i tym, czy zakład pracy nie wybrakował za wcześnie akt kategorii "B".

Archiwum państwowe przed wydaniem zezwolenia może wysłać do zakładu pracy swego przedstawiciela celem przeprowadzenia na miejscu ekspertyzy. Ma to miejsce głównie wtedy, gdy akta danego zakładu pracy posiadają szczególne znaczenie dla badań naukowych oraz gdy stwierdzono niewłaściwe brakowanie akt lub wadliwe sporządzenie spisu wybrakowanych akt.



  1. Przekazanie wybrakowanych akt na przemiał po ewentualnej ekspertyzie archiwum państwowego i uzyskaniu zgody tegoż archiwum.

Wybrakowane akta można doprowadzić do rozsypu, chociaż nie jest to konieczne. Akta tajne i poufne muszą być pocięte lub podarte w kawałki, aby w ten sposób uniemożliwić ich odczytanie. Wybrakowane akta należy odnotować w spisach zdawczo-odbiorczych w rubryce 8, wpisując tam datę ich wybrakowania i numer zezwolenia z archiwum państwowego /załącznik nr 3/.
§ 40.

  1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych.

  2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

§ 41.


Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami. Termin przekazania akt do archiwum ustala pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego w porozumieniu z kierownikiem jednostki.
§ 42.

  1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego po uporządkowaniu akt przez poszczególnych pracowników prowadzących sprawy. Wzór protokołu spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 3.

  2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach dla akt kategorii „A” i w dwóch egzemplarzach dla akt kategorii „B”, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta do archiwum, a pozostałe otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

§ 43.


Przez uporządkowanie akt rozumie się:

  1. takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych z rejestru kancelaryjnego, z dołączonym na wierzchu spisem spraw,

  2. w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

  3. wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii „Bc”,

  4. ułożenie teczek według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

  5. opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie według wzoru określonego w załączniku nr 4,

  6. w odniesieniu do akt kategorii „A” przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

Rozdział VI – Załatwianie spraw
§ 44.

Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:



  1. odręczną,

  2. korespondencyjną,

  3. inną (np.: przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem lub na formularzu).

§ 45.


Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika załatwiającego sprawę bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej notatki odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
§ 46.

  1. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika załatwiającego sprawę projektu pisma. Projekt pisma wraz z aktami sprawy przedkłada się aprobującemu – przełożonemu.

  2. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami.

  3. Pracownik załatwiający sprawę sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu, dołączając załączniki i odpowiednią ilość kopii pisma (dla większej liczby odbiorców oraz jeden egzemplarz do akt sprawy).

§ 47.


Pismo załatwiające sprawę powinno zawierać:

  1. nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

  2. znak sprawy,

  3. powołanie się na znak pisma i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

  4. datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

  5. określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

  6. treść pisma,

  7. podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

  8. listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

§ 48.


Kopia pisma załatwiającego sprawę pozostająca w aktach winna ponadto zawierać:

  1. parafę osoby załatwiającej sprawę i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),

  2. nad adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu (np. polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, pilne, priorytetem itp.)


Rozdział VII – Wysyłanie i doręczanie pism
§ 49.

Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego:



  1. przesyłką listową,

  2. faksem,

  3. na nośniku informatycznym wysłanym przesyłką listową,

  4. pocztą elektroniczną.

§ 50.


Pracownik prowadzący obsługę kancelaryjną sprawdza, czy pisma przeznaczone do wysłania są podpisane, opatrzone znakiem sprawy, datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki.
§ 51.

Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy.


§ 52.

Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.


§ 53.

Pisma załatwiające sprawę wysyła się w dniu ich podpisania zgodnie z dyspozycją zamieszczoną na kopii nad adresem.

Załączniki:

Załącznik nr 1 Dziennik korespondencji sekretariatu/pionu

Załącznik nr 2 Jednolity rzeczowy wykaz akt

Załącznik nr 3 Spis zdawczo - odbiorczy

Załącznik nr 4 Opis teczki aktowej

Załącznik nr 5 Symbolika władz

Załącznik nr 6 Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych

Załącznik nr 7 Protokół brakowania akt

Załącznik nr 8 Spis akt przekazywanych ze składnicy akt
Załącznik nr 1

do Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej dla Związku OSP RP

Wzór Rejestru Kancelaryjnego


DZIENNIK KORESPONDENCJI

Sekretariatu/Pionu


Lp.

NADAWCA

Określenie

sprawy


Termin

załatwienia



Pismo przydzielono

podpis/odbiorcy



Uwagi o załatwieniu

Nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta

pismo

data

znak

1

2

3

4

5

6

7

8

























































































































Załącznik nr 2


do Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej dla Związku OSP RP
  1   2   3


©snauka.pl 2016
wyślij wiadomość