Strona główna

Styczeń 2006 Jak wybrać najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę usług cateringowych poradnik


Pobieranie 0.95 Mb.
Strona1/11
Data18.06.2016
Rozmiar0.95 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11













STYCZEŃ 2006




Jak wybrać najkorzystniejszą ekonomicznie

ofertę usług cateringowych

- poradnik

www.contract-catering-guide.org



SPIS TREŚCI

WSTĘP

WSTĘP 3

GRUPA KIEROWNICZA 5

PUBLIKACJA 5

SŁOWNICZEK 6

1. WPROWADZENIE 7

1.1. WYZWANIA 7

1.2. CELE 9

1.3. DLACZEGO WARTO WYBRAĆ NAJKORZYSTNIEJSZĄ EKONOMICZNIE OFERTĘ? 9

1.4. PORADNIK 10

2. ETAPY POPRZEDZAJĄCE WYSTOSOWANIE ZAPROSZENIA DO PRZETARGU 11

2.1 ETAP 1: PRZYGOTOWANIE SPECYFIKACJI 11

2.1.1 Opis zamawianych usług 11

2.1.2. Oczekiwania wobec jakości usług 16

2.1.3. Pozostałe informacje niezbędne w przypadku procedury przetargowej na usługi cateringowe 18

PODSUMOWANIE ETAPU 1 19

2.2. ETAP 2: PROJEKT FORMULARZA ODPOWIEDZI 20

2.2.1. Oferta techniczna 20

2.2.2. Oferta finansowa 21

2.3. ETAP 3: USTALANIE KRYTERIÓW WYKLUCZENIA, SELEKCJI ORAZ WYBORU. . . 25

2.3.1. Kryteria wykluczenia 25

2.3.2. Kryteria selekcji 26

2.3.3. Kryteria wyboru 26

PODSUMOWANIE ETAPU 3 27

2.4. ETAP 4: USTALENIE ZASAD PRZYZNAWANIA PUNKTÓW OFERTOM . 28

2.4.1. Ustalenie wagi głównych kryteriów 28

2.4.2. Przyznawanie punktów wg kryteriów technicznych i finansowych 29

2.4.3. Ustalenie procedury przyznawania punktów ofertom 31



3. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ EKONOMICZNIE 32

3.1. ETAP 1: ANALIZA PORÓWNAWCZA OFERT TECHNICZNYCH 32

3.2. ETAP 2: ANALIZA PORÓWNAWCZA OFERT FINANSOWYCH 38

3.3. ETAP 3: KONSOLIDACJA ANALIZY TECHNICZNEJ I FINANSOWEJ W CELU WYBORU
OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ EKONOMICZNIE 38


ZAŁĄCZNIKI 39

ZAŁĄCZNIK 1 40

ZAŁĄCZNIK 2 : RAMY ANALIZY PORÓWNAWCZEJ OFERT 41

Partnerzy społeczni działający w sektorze usług cateringowych, FERCO (Europejska Federacja Organizacji Cateringowych) oraz EFFAT (Europejska Centrala Związków Zawodowych Przemysłu Spożywczego, Rolnictwa i Turystyki) zwracają uwagę na fakt, że rosnąca liczba instytucji i urzędów publicznych oraz przedsiębiorstw prywatnych podzleca usługi cateringowe firmom specjalizującym się w tego rodzaju działalności.

Dokonując wyboru dostawcy usług, zamawiający korzystają z procedur przetargowych o zasięgu lokalnym, regionalnym, krajowym, a nawet europejskim, w zależności od zakresu umowy.

Obecnie większość umów o świadczenie usług cateringowych jest podpisywana z firmą oferującą najkorzystniejszą cenowo ofertę. Przewagę kryterium cenowego można częściowo wyjaśnić ograniczeniami w sferze budżetu sektora publicznego oraz polityką cięcia kosztów firm prywatnych, jak również brakiem instrumentów, które mogłyby pomóc w wyborze firmy cateringowej oferującej najwyższą jakość w stosunku do ceny.

Zdając sobie sprawę z ograniczeń budżetowych jednostek państwowych i prywatnych, EFFAT i FERCO uważają, że polityka zawierania umowy z oferentem proponującym najniższe ceny nie leży w interesie zainteresowanych stron: ani zamawiających, ani firm świadczących usługi cateringowe i ich pracowników.

W rzeczywistości wybór dostawców usług dokonywany w oparciu o ceny prowadzi do szkodliwych skutków na każdym poziomie. Staje się powodem coraz ostrzejszej konkurencji pomiędzy firmami cateringowymi i skłania je do maksymalnego cięcia kosztów. Takie minimalizowanie kosztów bywa niekiedy przyczyną pogorszenia jakości dostarczanych posiłków i usług, co może grozić pogorszeniem bezpieczeństwa żywności. Wywiera to także niepożądany wpływ na pracę i warunki, w jakich wykonują ją osoby zatrudnione w branży, jak również ogólną rentowność firm cateringowych.

Preferencja dotycząca najniższej ceny ma także negatywny wpływ na wizerunek firmy klienta, która stwarza wrażenie, że troszczy się wyłącznie o cenę, a nie jakość posiłków. Dotyczy to zwłaszcza szkół, szpitali i domów opieki, gdzie niska jakość usług ma istotne znaczenie w kontekście odżywiania, zdrowia i edukacji.

FERCO i EFFAT są zdania, że przewaga aspektu finansowego wynika także z trudności, napotykanych przez zamawiających w komunikowaniu potrzeb dotyczących jakości podczas kierowania do oferentów zaproszeń do wzięcia udziału w przetargu. Bierze się to także z braku instrumentów umożliwiających ocenę i porównanie ofert nie tylko pod kątem ceny, ale i jakości.

Dlatego też EFFAT oraz FERCO, działając w interesie firm i instytucji oraz ich klientów, jak również w interesie firm z sektora usług cateringowych, proponuje metodę służącą zawieraniu umów cateringowych, biorącą pod uwagę zarówno jakość usługi, jak i cenę.

Aby ułatwić praktyczne wdrożenie takiej procedury, EFFAT i FERCO sporządziły „poradnik wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie”. Poradnik, dostępny w większości języków krajów Unii Europejskiej, przeznaczony jest do dystrybucji w krajach członkowskich.

FERCO i EFFAT chciałyby udostępnić narzędzia potrzebne do wybierania oferty w oparciu o najlepszy wskaźnik jakości do ceny, a co za tym idzie, promować w Europie regułę „oferty ekonomicznie najkorzystniejszej”, która - co należy podkreślić - jest wspierana przez ustawodawstwo europejskie oraz prawo precedensowe Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.

W opinii FERCO oraz EFFAT wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, dokonany zarówno przez instytucje publiczne, jak i prywatne, zapewni rzeczywistą wartość dodaną. Krok taki będzie miał pozytywne konsekwencje dla wszystkich zainteresowanych stron.


Strona 2

Strona 3

Podejście to prowadzi do:

- bardziej przejrzystych procedur wyboru oferty

- lepszej analizy potrzeb jednostek zainteresowanych usługami cateringowymi.

- odzewu bardziej zgodnego z oczekiwaniami zamawiających oraz ich użytkowników

- osiągnięcia wyższego poziomu jakości, higieny i bezpieczeństwa żywności

- gwarancji w odniesieniu do pracy, warunków jej wykonywania i szkolenia pracowników z


branży usług cateringowych.

Poradnik powstał dzięki współpracy organizacji EFFAT oraz FERCO w kontekście europejskiego dialogu społecznego oraz dzięki finansowemu wsparciu Unii Europejskiej. Pragniemy także przekazać szczególne podziękowania Dyrekcji Generalnej KE ds. Zatrudnienia i Polityki Społecznej za wsparcie niniejszego projektu, a także kierownictwu oraz krajowym związkom ekspertów, którzy poświęcili swój czas i wysiłki na rzecz jego ukończenia.



USŁUGI CATERINGOWE ŚWIADCZONE W OPARCIU O UMOWĘ (CONTRACT CATERING)

Usługi cateringowe świadczone w oparciu o umowę (contract catering) obejmują usługi niezbędne w procesie przygotowywania i dostawy posiłków osobom pracującym i/lub zamieszkującym razem: w przedsiębiorstwach publicznych i prywatnych, urzędach, żłobkach, szkołach, szpitalach, domach opieki, więzieniach, koszarach itp. Usługi te, powierzone jednemu dostawcy, noszą nazwę usług cateringowych świadczonych w oparciu o umowę (contract catering).

Usługi cateringowe świadczone w oparciu o umowę charakteryzuje:

• istnienie pisemnej umowy zawartej pomiędzy zamawiającym a firmą cateringową;

• ściśle zdefiniowana grupa użytkowników, składająca się z osób związanych z zamawiającym;

• istnienie szczególnych ograniczeń wynikających z faktu, że usługi są świadczone na terenie należącym do zamawia­jącego, jak również metody organizacji charakterystycznej dla tego zamawiającego;

• cena społeczna znacząco niższa niż cena posiłku oferowana w przypadku cateringu komercyjnego.






PORADNIK W INTERNECIE

W celu zapewnienia praktycznego narzędzia firmom i instytucjom chcącym oprzeć swoją decyzję o wyborze oferty o świadczenie usług cateringowych na zasadzie najkorzystniejszej ekonomicznie oferty, udostępniona została elektroniczna wersja niniejszego poradnika na poniższej stronie internetowej: http://www.contract-catering-guide.org






GRUPA KIEROWNICZA

W pracach grupy kierowniczej brały udział wymienione poniżej osoby:

Ze strony FERCO:

Patrice Aubert – wiceprzewodnicząca

Antonio Llorens – wiceprzewodniczący

Marie-Christine Lefebvre – sekretarz generalny Bernadette Macédoine - konsultant


Ze strony EFFAT:

Kerstin Howald – sekretarz ds. branży turystycznej

Rafaël Nedzynski – członek komitetu wykonawczego



Bernard Labi – doradca

PUBLIKACJA

Niniejszy poradnik został wydany przez zastępcę dyrektora, Alaina Roya

Philippe Hersant & Partners SARL BP 19002 F-44090 NANTES Cedex 1












Strona 4




Strona 5





STOPIEŃ PENETRACJI CCC (2003)


EUROPA (średnio)


Grecja


Dania


Austria


Szwecja


Niemcy


Finlandia


Belgia


Francja


Holandia


Wielka Brytania


Portugalia


Luksemburg


Irlandia




SŁOWNICZEK


Hiszpania


Włochy




Umowa: zestaw warunków i postanowień wiążący nabywcę z firmą cateringową w zakresie świadczenia usług. Umowa odnosi się do publicznego zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu lub do relacji pomiędzy klientem (zamawiającym) i dostawcą usług (firmą cateringową).

Procedura przetargowa: konkurs rozgrywany pomiędzy różnymi dostawcami usług, mający na celu zawarcie umowy. Idea zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu odnosi się w szczególności do udzielenia zamówienia w sektorze publicznym lub prywatnym. Zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu z natury rzeczy są bardziej obwarowane przepisami w przypadku sektora publicznego, aniżeli prywatnego, a terminy ogłoszeń (ogłoszenie przetargu oraz informacja o wyborze oferenta) są ograniczone przepisami.

Ogłoszenie przetargu: w kontekście procedur przetargowych ogłaszanych przez instytucje publiczne rozpoczęcie procedury przetargowej musi zostać podane do wiadomości publicznej zgodnie z przepi­sami.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (wyborze oferty): w kontekście procedur przetargowych prowadzonych przez instytucje publiczne wyniki procedury (zwycięski oferent, wartość umowy) zgodnie z przepisami muszą być podane do publicznej wiadomości.

Zamawiający lub nabywca: organizacja (instytucja publiczna lub firma prywatna), która organizuje przetarg. Innymi słowy, organizacja dokonująca nabycia usług cateringow­ych.

CCC: Firma cateringowa.

Dostawca usług: w niniejszym poradniku jest to firma cateringowa.

Oferent: przedsiębiorstwo zgłaszające się w charakterze kandydata do wzięcia udziału w procedurze przetargowej wszczynanej przez zamawiają­cego.

Oferent wygrywający: przedsiębiorstwo, któremu udzielono zamówienia.

Użytkownik: „klient końcowy”, konsument mieszkający i/lub zatrudniony u zamawiającego.

Świadczenie różnorodnych usług: świadczenie różnego typu usług, np. cateringowych i sprzątania, przez tego samego dostawcę usług.

HACCP: ANALIZA ZAGROŻEŃ I KRYTYCZNY PUNKT KONTROLI (ang. Hazard Analysis Control Critical Point) - zestaw zasad służących analizie ryzyka i krytycznych punktów kontroli).

Bez podatków: Podatki niewliczone, cena netto.

Warianty: odpowiedzi i propozycje składane przez oferentów wykraczające poza minimalne wymogi wyszczególnione w specyfikacjach. Ogólnie rzecz biorąc, oferenci muszą sformułować ofertę podstawową, dokładnie odpowiadaj­ącą specyfikacjom. Mogą oni jednak, jeżeli zamawiający w zaproszeniu zaznaczą to, proponować rozwiązania alternatywne lub innowacyjne, wykraczające poza ramy „oferty podstawowej”.




1. WPROWADZENIE

1.1. WYZWANIA

Na przestrzeni ostatnich trzydziestu lat we wszystkich krajach europejskich liczba posiłków spożywanych poza domem stale rośnie. Catering zbiorowy (niezależnie od tego, czy odbywa się to w oparciu o umowę czy nie) podąża za tym trendem i obejmuje obecnie połowę ilości posiłków spożywanych poza domem.

W Europie udział procentowy usług cateringowych świadczonych w oparciu o umowę wzrósł od 14% w roku 1990 do 31% w roku 2005. W roku 2010 przekroczy 35%.

W roku 2004, narastający roczny obrót wszystkich europejskich firm świadczących usługi cateringowe w oparciu o umowę wyniósł w przybliżeniu 22 miliardy euro. Skala podzlecania rośnie znacząco w zależności od sektora działalności: B&I (biznes i przemysł - przedsiębiorstwa publiczne i prywatne, administracja), sektor zdrowia i opieki społecznej (szpitale, żłobki, domy opieki), oświata (szkoły, szkoły wyższe, uniwersytety itp.) oraz pozostałe sektory (więzienia, koszary itp.).

W roku 2004 obroty w samym sektorze B&I (biznes i przemysł) wyniosły 56%, za nim zaś uplasował się sektor zdrowia i opieki społecznej (21%) oraz oświaty (18%).

Sektor zdrowia i opieki społecznej do roku 2020 będzie jednym z głównych źródeł rozwoju firm cateringowych.













Strona 6




Strona 7


Europa (średnia)

Niemcy


Austria

Belgia


Dania

Hiszpania

Finlandia

Francja


Grecja

Irlandia


Włochy

Luksemburg

Niderlandy

Portugalia

Wielka Brytania

Szwecja



Wraz z rozwojem ilościowym nastąpiła znacząca zmiana „użytkowników europejskich”. Stali się oni bardziej wymagający, a ich oczekiwania są bardziej złożone. Należy do nich na przykład:

o ogólne żądanie wysokiej jakości

o oczekiwanie szerokiego wyboru posiłków, systematycznie zmienianych

o potrzeba wygodnych oraz estetycznych wnętrz (akustyka, wystrój, umeblowa­nie itp.)

o poszukiwanie atrakcyjnych, różnorodnych metod dystrybucji

o koncentracja na walorach odżywczych

o wysokie oczekiwania w odniesieniu do higieny i bezpieczeństwa produktów żywnościowych

o popyt na informacje dotyczące serwowanych posiłków.


Aby sprostać nowym wyzwaniom, firmy cateringowe postawiły na przekształcenie stołówek i rozwój oferowanych usług.

W tym samym czasie przepisy (dot. higieny i bezpieczeństwa żywności, warunków pracy oraz szkoleń itp.) stają się coraz bardziej restrykcyjne i stawiają kolejne wymogi zarówno firmom cateringowym, jak i organizacjom korzystającym z ich usług.



Zarządzanie usługami cateringowymi wymaga wiedzy i profesjonalnego podejścia

Stojąc w obliczu nowych wyzwań, chcąc obniżać koszty i koncentrując się na zasadniczej działalności, rosnąca liczba zamawiających z sektora publicznego i prywatnego podzleca usługi caterin­gowe wyspecjalizowanym firmom. Pojawiają się wówczas kolejne wyzwania dotyczące zarządzania procedurą przetargową, a w szczególności:

- sporządzenie specyfikacji, które dokładnie odzwierciedlają ich oczekiwania i
potrzeby, mając na uwadze ograniczenia budżetowe oraz organizacyjne i/lub

- przeprowadzenie analizy porównawczej ofert.


  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


©snauka.pl 2016
wyślij wiadomość